Saber realizar correctamente el organigrama de una PYME es una tarea sumamente importante que un equipo de Recursos Humanos debe de realizar y debe de tener en cuenta en todo momento, ya que gracias a esta estructura organizativa se va a poder comprobar los diferentes escalones o equipos profesionales que existe en una empresa, sabiendo dónde se encuentra el equipo directivo, los empleados o aquellos coordinadores que van a ser capaces de gestionar a los trabajadores que se encuentran en un sector del negocio. En esta guía básica queremos que tengas todo lo que debes saber sobre los organigramas y también como hacerlos para que sea una herramienta que puedas darle un uso correcto.
¿Qué es un organigrama de una Pyme?
Una empresa siempre cuenta con una estructura más o menos fija, en la que nos encontramos a un equipo directivo o CEO en la parte superior, mientras que el resto de los trabajadores o departamentos se van desplegando poco a poco, como si se tratase de las ramas de un árbol, teniendo la parte central o más importante en el tronco, para ir desglosándose en las ramas centrales y finalmente en las hojas.
Un organigrama es representar esta estructura organizativa de una manera visual, que sea mucho más sencillo de identificar el puesto que cumple cada persona en la empresa, algo que quizás en las pequeñas empresas en las que hay menos de cinco personas no hace falta, pero cuando el personal que se tiene se va ampliando y extendiendo considerablemente, conviene tenerlo todo de una manera más clara para que de esta forma los empleados y responsables sepan qué posición ocupan dentro de la organización y consiguiendo que sea más fácil, en caso de un problema, pedir explicaciones a dicha persona o equipo.
Pasos para hacer el organigrama de una Pyme
Para elegir los diferentes pasos para saber cómo hacer un organigrama los hemos sacado del portal especializado Bizneo.com los cuales cuentan con una experiencia en herramientas y software de gestión y creación de organigramas para empresas y que, por lo tanto, siguiendo los pasos que nos han ofrecido podrás tener un modelo más que fiable y productivo.
Cadena de mando
Antes de comenzar con la elaboración del organigrama, el primer paso que tendrás que realizar es asignar una cadena de mando, es decir, aquella persona o personas que se encuentran en el nivel más alto de la estructura organizativa y que serán los que tomen las decisiones correspondientes. En este punto hay que hablar de los líderes que se encontrarán también en cada departamento, un punto que tiene también mayor implicación en el siguiente paso, debiéndose elaborar conjuntamente para que la gestión de los recursos humanos sea mucho más ágil y precisa.
Una vez que se ha delimitado y definido quién se encuentra arriba de toda la cadena, tendremos que pasar al siguiente punto que será el segmentar los diferentes departamentos para que se pueda delegar en dichos equipos.
Segmentar departamentos
Dice un dicho muy común “Divide y vencerás” y es posiblemente lo que tendrás que hacer con tus equipos de trabajo, segmentando en diferentes departamentos para que cada uno funcione de manera independiente pero siempre según las normas de la cadena de mando. Conviene tener en cuenta que de esta forma se conseguirá que esos departamentos se hagan cargo de una serie de trabajadores especializados en las tareas que se le han asignado a dicho grupo, por ejemplo, si se crea un departamento económico, el personal que trabaje en este equipo tendrá amplia experiencia en Economía al igual que aquellos que se encuentren dentro del departamento de Recursos Humanos, serán profesionales de este sector.
Como hemos mencionado anteriormente, conviene que en cada departamento exista un líder o coordinador que sea el encargado de organizar todo el trabajo del equipo y que será también la vía de comunicación con el equipo directivo.
Tareas determinadas de cada grupo de trabajo
Cada grupo de trabajo debe de tener una serie de tareas que se le asignarán para que la productividad sea efectiva y también para que no haya un trabajo cruzado entre ambos equipos. Es importante que en la empresa cada uno ocupe su lugar y realice por lo tanto sus propias tareas y responsabilidades, puesto que si no se realiza de esta manera, nos encontraremos con una mezcla de equipos que no vendrá bien para la estructura organizacional de la empresa y por lo tanto, el resultado no será para nada el deseado.
Ámbito de control
Debemos de delimitar en todo momento el control que puede ejercer cada equipo responsable del departamento en cuestión. Los responsables deben de tener cierto control sobre los empleados que están bajo su departamento, sin embargo, no se debe de darle todo el control ya que podrían hacer mal uso del mismo. Conviene por lo tanto tener una independencia para que ellos mismos puedan regular o gestionar a los trabajadores, pero sin llegar a unos límites, debiendo de, en casos graves o complejos, solicitar permiso a la cadena de mando.
Comienza por la zona superior y ve desglosando hacia la inferior
Es más recomendable ir desde la cadena de mando hacia abajo, colocando en el organigrama los puestos que ya conoces y que sabes qué personas lo ocupan. Si empiezas primero por los departamentos o incluso por personal subcontratado terminarás complicándote mucho más la vida.
Diseño sencillo y entendible por todos
Es importante que cualquier persona, ya bien sea parte de la empresa como de otra entidad o particular pueda interpretar el organigrama de una PYME. En el supuesto caso de que hayas realizado una estructura que cuando se lo des a un empleado no sepa correctamente qué es lo que quiere decir ni tampoco lo sabe interpretar con facilidad, querrá decir que tendrás que volver a empezar a darle un nuevo aspecto, ya que, como comentamos, se trata de una herramienta que deberá ser sencilla, utilizable y sobre todo, que cualquier persona pueda identificar correctamente cada detalle escrito en el organigrama, pudiendo incluso poner una fotografía de cada miembro de la empresa y sus funciones.
