Cuando tienes un negocio, debes optimizar los recursos disponibles a fin de obtener el mayor rendimiento posible. Uno de los gastos más importantes en cualquier empresa, son los que tienen que ver con el uso de materiales y energía en las áreas de oficina.
Los empleados administrativos pasan la mayor parte del tiempo en estas zonas y deben utilizar diversos recursos, como ordenadores y distintos consumibles. Muchos de estos son gastos fijos que debes asumir, mientras que otros varían según las necesidades particulares de tu negocio.
Hay distintas estrategias que puedes utilizar para ahorrar en los gastos de oficina sin dejar de ser eficientes en el trabajo. Desde hacer un uso más sustentable de la electricidad hasta aprovechar mejor los consumibles, aquí encontrarás diversos consejos que te ayudarán a reducir los costes de la empresa.
1. Haz un uso eficiente de la electricidad
La factura de la luz es uno de los gastos más importantes que suele existir en cualquier oficina y hay diversas estrategias que puedes usar para reducirlos. Uno de estos es contar con una buena iluminación y de ser posible, aprovechar al máximo la luz natural.
Conviene que inviertas en bombillas de bajo consumo, tipo LED y en instalar sensores de presencia para el encendido en lugares de paso o donde se está por poco tiempo, como los sanitarios. En cuanto a los equipos electrónicos, conviene que se coloquen en modo suspensión en el horario de la comida o cuando no se van a utilizar por períodos superiores a los 20 minutos.
Asimismo, debes generar conciencia en tus empleados para que todos apaguen completamente los equipos electrónicos al finalizar la jornada laboral. Esto puede hacer que reduzcas los gastos de electricidad hasta en un 10% mensual.
2. Instala un buen sistema de climatización
Indudablemente el principal consumo de energía en una oficina suelen ser los equipos de climatización, que ayudan a brindar un ambiente confortable. Una buena manera de ahorrar es establecer una temperatura de 24 °C durante el verano y unos 20° C en el período de invierno, lo que puede ayudar a reducir los gastos hasta en un 6%.
Igualmente, programa los equipos de climatización para que no funcionen en salas que se encuentren vacías y también se deben apagar completamente al final del día de trabajo. Además, garantiza un buen aislamiento en todas las zonas de oficina, adquiere equipos y realiza el mantenimiento adecuado de los mismos.
Una buena opción son los sistemas de climatización integral como los de aerotermia, que te brindan calefacción, aire acondicionado y hasta agua caliente. Asimismo, estos sistemas suelen ser muy eficientes y aunque el coste inicial de inversión es alto, se amortiza rápidamente.
3. Realiza un presupuesto de gastos
Esto es clave para el uso eficiente de los recursos, por lo que debes establecer el gasto máximo que puedes hacer para los materiales de oficina. Las personas encargadas deben ser responsables de no exceder este presupuesto y buscar vías para maximizar el uso del dinero.
Una buena opción puede ser comprar productos genéricos que sean de calidad, los cuales suelen ser mucho más económicos. Asimismo, hacer compras a granel de materiales no perecederos, optar por productos reciclados y adquirirlos en tiendas en línea, que suelen tener buenas ofertas.
También es importante que cuentes con proveedores de confianza, los cuales generalmente te ofrecerán mejores precios para conservarte como cliente. Igualmente, prefiere aquellos que dentro de los costes incluyan el servicio técnico cuando sea necesario.
4. Disminuye los costes de impresión
Uno de los principales gastos en cualquier oficina es la impresión de distintos documentos que se deben enviar a los clientes o archivar. Se estima que hasta el 15% de los gastos de oficina de una empresa se invierten en la impresión y gestión de documentos.
Una de las formas de ahorrar en impresión, es utilizar documentos digitales siempre que sea posible, lo cual es también más sustentable con el medio ambiente. Igualmente, se puede utilizar papel reciclado, imprimir por las dos caras de la hoja y usar una calidad de impresión económica cuando sea posible.
Además, una excelente opción es utilizar cartuchos compatibles como los que podrás encontrar en QueCartucho. Sus cartuchos se pueden utilizar con la mayoría de modelos de impresoras, ofrecen una impresión de excelente calidad y sus precios son muy competitivos.
5. Implementa una estación de materiales de oficina
Cuando estás equipando los puestos de oficina de tus empleados, generalmente les entregas un set completo de materiales como engrapadora, tijeras o cinta adhesiva. Una buena manera de optimizar el uso de estos recursos, es colocar una estación colectiva en la que los trabajadores puedan acceder a aquellos materiales que necesitas.
Esto tiene la ventaja de que no deberás comprar gran cantidad de estos periféricos a la vez que se aumenta el espacio útil en el escritorio de trabajo. Para implementar una estación de materiales, debes tomar en cuenta que debe ser fácilmente accesible a todos los empleados.
Por otra parte, es conveniente que tengas varias piezas de cada material a fin de que las personas no pierdan tiempo, esperando poder utilizar la perforadora o la engrapadora. Asimismo, se debe promover que los empleados se hagan responsables del buen uso de estos accesorios de oficina.
6. Usa el agua de forma eficiente
Otro de los gastos que pueden ser excesivos en la oficina es el agua, por lo que puedes implementar algunas medidas para promover su ahorro. Por ejemplo, colocar sensores en los grifos para que solo abran cuando las manos están cerca de estos.
Si no puedes instalar sensores, es recomendable colocar avisos que indiquen a los empleados que deben cerrar totalmente el grifo luego de usarlo. En caso de tener un área de cocina con lavavajillas, indicar que solo se debe utilizar una vez que está completamente lleno.
Los inodoros consumen aproximadamente el 30% del agua diaria de una persona, por lo que si es posible, instala aquellos de doble descarga. Estos inodoros utilizan solo la mitad de la carga del tanque para los residuos líquidos y la carga completa para los sólidos, logrando un ahorro que puede alcanzar el 50% del consumo.
